MICAFI InsightFlow Cẩm nang Thực chiến
Đăng nhập

Hướng dẫn Sử dụng Thực chiến InsightFlow

Tài liệu thao tác từng bước dành cho Nhân viên Sales & CSKH và Trưởng nhóm: Cách xử lý việc hàng ngày, tra cứu đơn hàng, nộp báo cáo ca, kiểm tra doanh số và xử lý đơn kẹt.

🔍
BƯỚC 1 · SALES & CSKH

1. Bắt đầu ngày làm việc: Xử lý danh sách "Việc cần làm" (/worklist)

Mỗi sáng khi bắt đầu ca làm việc, bạn mở đường dẫn /worklist. Màn hình này hiển thị toàn bộ những việc thuộc trách nhiệm của bạn hôm nay, được sắp xếp theo đúng thứ tự ưu tiên:

Khối 1: Việc chưa xong (Ticket Caresoft đang treo) Ưu tiên xử lý TRƯỚC

Đây là các yêu cầu khách đang chờ bạn giải quyết. Hãy dọn sạch khối này trước khi gọi điện mời khách mua thêm:

1
Nhìn vào nhãn cảnh báo đỏ "Quá hạn" hoặc "Khách nhắn chưa ai trả lời"

Mỗi dòng hiển thị số ngày ticket mở và tên khách hàng.

2
Bấm vào mã số Ticket (Ví dụ: #704386)

Hệ thống tự động mở tab mới dẫn thẳng vào chi tiết ticket đó trên phần mềm Caresoft để bạn chat hoặc gọi điện trả lời khách ngay.

Khối 2: Chủ động liên hệ (Danh sách khách cần chăm sóc hôm nay) Xử lý kế tiếp

Hệ thống tự động lọc ra tối đa 10 khách hàng quan trọng nhất cần bạn liên hệ hôm nay (khách sắp tới kỳ mua lại, khách có báo giá chưa chốt cọc, khách VIP lâu chưa quay lại...).

💡
Quy tắc trượt 10 việc: Bạn chỉ nhìn thấy 10 khách cùng lúc để tập trung xử lý. Khi bạn gọi và bấm ghi nhận kết quả xong cho 1 khách, khách số 11 sẽ tự động xuất hiện.
BƯỚC 2 · KỸ NĂNG CHĂM SÓC

2. Cách gọi điện & Ghi nhận kết quả chăm sóc khách hàng

Trước khi nhấc máy gọi cho khách, InsightFlow đã chuẩn bị sẵn lý do và kịch bản gợi ý để cuộc nói chuyện tự nhiên và hiệu quả nhất.

Thao tác chăm sóc 1 khách hàng trên Worklist Quy trình chuẩn
1
Đọc hộp "Vì sao cần chăm sóc"

Hệ thống ghi rõ nguyên nhân bằng tiếng Việt cụ thể (Ví dụ: "Khách VIP đã quá chu kỳ mua 18 ngày. 3 đơn gần nhất đều mua nhóm Gia dụng" hoặc "Khách có đơn #12345 còn thiếu 1.200.000₫ chưa thanh toán cọc").

2
Đọc kịch bản gợi ý tại dòng "Nên nói gì"

Hệ thống gợi ý câu mở đầu phù hợp với ngữ cảnh của khách (Ví dụ: chào bằng tên riêng, hỏi thăm đúng sản phẩm khách sắp dùng hết).

3
Gọi điện hoặc nhắn tin cho khách (Qua Caresoft / Hotline / Zalo)

Nếu cần xem số điện thoại, bấm vào tên khách để xem đầy đủ hồ sơ liên hệ.

4
Ghi nhận kết quả ngay tại thanh nút bấm bên dưới

Sau khi cúp máy, chọn 1 trong các nút kết quả có sẵn:

🎉 Đã chốt đơn 📅 Khách hẹn gọi lại ⛔ Khách từ chối 📵 Không nghe máy ⏭️ Bỏ qua (chọn lý do)
BƯỚC 3 · LƯU VẾT ĐƠN HÀNG

3. Cách viết Ghi chú (Note) tiến độ cho từng đơn hàng

Khi một đơn hàng có vướng mắc (chờ khách chuyển cọc, khách đổi link, hỏi giá giảm...), bạn cần ghi chú lại ngay để sếp và đồng nghiệp cùng nắm được mà không cần gọi hỏi bạn.

Cách thêm ghi chú cho đơn hàng Thực hiện trong 10 giây
1
Bấm vào biểu tượng 💬 Ghi chú cạnh mã đơn

Nút này xuất hiện ở mọi nơi có mã đơn: trên danh sách việc, trong hồ sơ khách, hoặc bảng báo cáo ngày.

2
Xem lại lịch sử các ghi chú cũ (Timeline)

Cửa sổ bật lên hiển thị ai đã ghi chú gì trước đó và lúc mấy giờ.

3
Gõ nội dung ghi chú mới vào ô nhập liệu

Ví dụ: "Đã liên hệ chị Mai, chị hẹn tối đi làm về sẽ chuyển cọc 2 triệu qua Techcombank".

4
Nhấn nút Lưu ghi chú

Ghi chú lập tức được lưu vào lịch sử đơn và hiển thị cho Quản lý.

BƯỚC 4 · TRA CỨU DỮ LIỆU

4. Cách tra cứu Chân dung Khách hàng & Kiểm tra Đơn hàng

Khi khách hàng gọi đến hoặc bạn cần kiểm tra toàn bộ lịch sử mua sắm của một khách, làm theo 2 cách sau:

Cách 1: Tìm nhanh qua ô tìm kiếm đỉnh màn hình (Topbar) Nhanh nhất

1. Bấm vào ô tìm kiếm "Tìm kiếm khách hàng, số điện thoại..." ở thanh trên cùng.

2. Gõ Số điện thoại, Email hoặc Tên khách hàng.

3. Một danh sách gợi ý sẽ sổ xuống ngay lập tức. Bấm vào tên khách để mở trang chi tiết.

Cách 2: Vào danh sách khách hàng tại /customers Lọc chuyên sâu

Bấm vào mục "Khách hàng" trên thanh menu bên trái:

  • Lọc theo phân tầng: Bấm các thẻ có sẵn như "Kim cương", "Thân thiết", "Mới 30 ngày", "Đang im lặng".
  • Lọc theo kênh: Chọn khách hay liên hệ qua Facebook, Zalo hay Gọi điện.
  • Xem chi tiết trong hồ sơ khách:
    • Cột trái: Thông tin cá nhân, Hạng khách, Ngày sinh nhật, Sở thích.
    • Khối Đơn hàng: Tổng tiền đã mua, số đơn thành công, các đơn đang giao, bấm vào mã đơn để mở thẳng link trên OMS.
    • Khối Lịch sử: Toàn bộ các lần gọi, chat, gửi mail trước đây.
BƯỚC 5 · BÁO CÁO CUỐI NGÀY

5. Cách tạo & Nộp Báo cáo Ngày trong 30 giây (Zero-Typing)

Cuối ca làm việc (khoảng 17h30 - 18h00), bạn nộp báo cáo ca chỉ với vài cú click mà không cần gõ tay lại số liệu:

Quy trình nộp báo cáo ca chuẩn Chỉ mất 30 giây
1
Vào /worklist và bấm nút 📝 Tạo báo cáo ngày

Nút màu vàng nằm nổi bật ngay đầu trang. Một pop-up mở ra với số liệu của bạn đã được hệ thống tính sẵn:

  • Doanh thu tiền cọc/thanh toán bạn đã thu hôm nay.
  • Số đơn hoàn tất & số báo giá mới lập.
  • Số ticket Caresoft bạn đã phản hồi.
2
Chọn trạng thái / cảm xúc làm việc hôm nay

Bấm chọn 1 biểu tượng: 🚀 Tuyệt vời | 🟢 Hoàn thành tốt | 🟡 Bình thường | 🟠 Tải công việc cao | 🔴 Cần hỗ trợ gấp.

3
Gắn thẻ các đơn hàng vướng mắc (Nếu có)

Nếu trong ngày có đơn đang kẹt chưa chốt được: Chọn mã đơn từ danh sách gợi ý và tick nhanh lý do (Khách phân vân giá, link hết hàng, lỗi thanh toán...).

4
Bấm nút Gửi báo cáo

Báo cáo sẽ được gửi ngay cho Quản lý và thông báo tự động vào nhóm Telegram của phòng ban.

✨
Muốn cập nhật thêm sau khi đã nộp? Nếu bạn nộp báo cáo lúc 17:30 nhưng đến 18:30 có thêm khách chốt đơn, chỉ cần bấm nút "Cập nhật báo cáo" — số liệu mới sẽ tự động được cộng thêm chính xác!
BƯỚC 6 · CÀI ĐẶT TIỆN ÍCH

6. Hướng dẫn Từng bước Cài đặt Extension InsightFlow (Chrome / Edge)

Tiện ích mở rộng InsightFlow được cài đặt trực tiếp trên trình duyệt của nhân viên để tự động kết nối dữ liệu khách hàng bên cạnh phần mềm Caresoft.

Các bước cài đặt Extension (Chỉ làm 1 lần duy nhất) Mất khoảng 2 phút
1
Tải về & Giải nén gói Extension

Tải trực tiếp gói cài đặt mới nhất bằng cách bấm nút bên dưới:

📥 Tải Extension InsightFlow (v0.6.1 .ZIP)

Sau khi tải file insightflow-extension.zip về máy, bạn nhấp chuột phải chọn "Extract All..." (Giải nén) ra một thư mục cố định trên máy tính của bạn (Ví dụ: D:InsightFlow-Extension). Lưu ý: Không xóa hoặc di chuyển thư mục này sau khi đã cài đặt vào trình duyệt.

2
Mở trang quản lý Tiện ích trên trình duyệt

• Trên Google Chrome: Gõ vào thanh địa chỉ chrome://extensions rồi nhấn Enter.
• Trên Microsoft Edge: Gõ vào thanh địa chỉ edge://extensions rồi nhấn Enter.

3
Bật "Chế độ dành cho nhà phát triển" (Developer mode)

Tìm công tắc Developer mode ở góc trên bên phải màn hình và gạt sang trạng thái BẬT (ON).

4
Tải tiện ích lên (Load unpacked)

Bấm vào nút "Tải tiện ích đã giải nén" (Load unpacked) ở góc trái trên cùng → Chọn đúng thư mục extension mà bạn vừa giải nén ở Bước 1.

5
Ghim (Pin) icon InsightFlow lên thanh công cụ

Bấm vào biểu tượng mảnh ghép (🧩 Extensions) trên thanh trình duyệt → Bấm vào biểu tượng cái ghim (📌 Pin) cạnh tên InsightFlow để icon luôn hiện ở góc trên bên phải.

6
Kiểm tra cài đặt địa chỉ máy chủ (Options)

Click chuột phải vào icon InsightFlow vừa ghim → Chọn Tùy chọn (Options) → Đảm bảo ô URL máy chủ là: https://insightflow.fadoai.com rồi bấm Lưu (Save).

✅
Đăng nhập một lần: Mở một tab mới trên cùng trình duyệt đó, vào https://insightflow.fadoai.com và đăng nhập tài khoản của bạn. Extension sẽ tự động nhận diện phiên làm việc này mà không yêu cầu đăng nhập lại lần thứ hai.
BƯỚC 7 · SỬ DỤNG TIỆN ÍCH THỰC TẾ

7. Hướng dẫn Sử dụng Side Panel InsightFlow khi trực Caresoft

Khi trực tổng đài hoặc chat với khách hàng trên Caresoft, bạn mở Side Panel để xem toàn bộ thông tin mua hàng, lịch sử đơn và kịch bản chăm sóc ngay cạnh màn hình chat.

Cách dùng Side Panel trong ca làm việc Thao tác song song
1
Mở thanh bên Side Panel

Khi đang ở màn hình Caresoft, bạn bấm chuột trái vào biểu tượng InsightFlow trên thanh công cụ trình duyệt (hoặc phím tắt mở Side Panel). Một bảng điều khiển sẽ trượt ra ở cạnh phải màn hình.

2
Bấm chọn 1 khách hàng hoặc 1 ticket bất kỳ trên Caresoft

Extension tự động đọc số điện thoại hoặc mã ticket trên màn hình Caresoft và tải ngay lập tức hồ sơ của khách hàng đó lên panel trong vòng 0.5 giây.

3
Xem nhanh 4 thông tin quan trọng nhất trên Panel:
  • Hạng khách & Doanh số: Biết ngay khách thuộc hạng Kim Cương, Vàng, Bạc và đã mua tổng cộng bao nhiêu tiền tại MICAFI.
  • Hộp "Vì sao cần chăm sóc": Cung cấp lý do cụ thể (VD: Đơn hàng đang kẹt, Khách quá chu kỳ mua, Đơn còn thiếu tiền cọc).
  • Kịch bản gợi ý (Suggested Message): Câu nói mẫu được soạn riêng cho tình huống của khách để bạn copy hoặc đọc ngay khi gọi điện.
  • Lịch sử Đơn hàng gần nhất: Danh sách các mã đơn khách đã đặt, trạng thái đơn, bấm vào mã đơn để mở xem chi tiết trên OMS.
4
Bấm nút ghi nhận kết quả hoặc viết ghi chú nhanh

Sau khi tư vấn xong cho khách qua Caresoft, bạn bấm nút kết quả (Đã chốt đơn / Khách hẹn lại / Từ chối) hoặc bấm 💬 Ghi chú ngay dưới chân Panel. Dữ liệu sẽ lập tức được lưu vào hệ thống trung tâm!

⚠️
Xử lý khi Panel báo "Không nhận ra khách hàng": Hãy đảm bảo bạn đã bấm mở vào chi tiết một ticket hoặc cuộc gọi cụ thể trên Caresoft (không đứng ở màn hình danh sách trống). Nếu vẫn chưa nhận, bạn chỉ cần F5 tải lại trang Caresoft.
BƯỚC 8 · TÀI KHOẢN & BẢO MẬT

8. Quản lý Tài khoản Cá nhân & Đổi Mật khẩu An toàn (/account)

Mỗi nhân viên có một tài khoản riêng trên InsightFlow. Bạn chủ động quản lý mật khẩu và bảo vệ an toàn thông tin theo hướng dẫn:

Cách đổi mật khẩu định kỳ hoặc khi nghi ngờ lộ tài khoản Thực hiện trong 1 phút
1
Truy cập trang Tài khoản (/account)

Bấm vào biểu tượng ảnh đại diện/tên của bạn ở góc phải thanh trên cùng → chọn "Tài khoản" (hoặc gõ trực tiếp /account).

2
Nhập mật khẩu hiện tại & Mật khẩu mới

Hệ thống có bộ kiểm tra độ an toàn tự động (Password Checklist): mật khẩu mới phải tối thiểu 8 ký tự, có chữ hoa, chữ thường và số. Các dấu tích xanh sẽ tự động bật sáng khi bạn gõ đạt chuẩn.

3
Đăng xuất khỏi các thiết bị khác khi cần (Session Kill)

Ở cột bên phải màn hình /account hiển thị số lượng phiên thiết bị đang mở. Nếu bạn từng đăng nhập trên máy tính lạ hoặc nghi ngờ có người khác dùng chung, bấm nút "Đăng xuất khỏi mọi thiết bị khác" để khóa ngay lập tức các phiên còn lại.

QUẢN LÝ · GIÁM SÁT KINH DOANH

9. Cách theo dõi Doanh thu Realtime & Đơn hàng mới (/)

Trang Tổng quan (Dashboard) là nơi Trưởng nhóm và Trưởng phòng nắm bắt nhịp đập kinh doanh theo từng phút:

Các chỉ số cần quan sát tại trang Tổng quan Dashboard chỉ huy
1
Thanh Doanh thu thời gian thực (Real-time Revenue Ticker)

Chạy số tiền thực tế khách hàng vừa thanh toán cọc trong ngày. Mỗi khi có khách chuyển khoản thành công trên OMS, con số tự nhảy mà không cần F5 tải lại trang.

2
Chỉ số Báo giá mới tạo trong ngày

Hiển thị số lượng báo giá nhân viên vừa lập cho khách để biết đội ngũ sales có đang tích cực tư vấn hay không.

3
Đồng hồ Tâm trạng đội ngũ (Team Mood Pulse)

Xem bao nhiêu nhân viên đang cảm thấy quá tải (🟠) hoặc cần hỗ trợ gấp (🔴) để can thiệp chia bớt việc kịp thời.

QUẢN LÝ · XỬ LÝ ĐIỂM NGHẼN

10. Cách rà soát Đơn hàng bị kẹt (War Room Radar) & Chỉ đạo

Đơn hàng đã thanh toán cọc mà đứng yên một chỗ quá lâu là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến khiếu nại và hủy đơn. Quản lý xử lý theo quy trình sau:

Quy trình rà soát đơn kẹt hàng ngày Thao tác của Sếp
1
Vào mục "Kinh doanh" → chọn tab "Vận hành đơn" (/business?tab=operations)

Màn hình hiển thị danh sách các đơn hàng có thời gian dừng bước lâu nhất.

2
Lọc theo mức độ nguy cơ:

• Dừng quá 3 ngày: Kiểm tra kho / tiến độ mua hàng.
• Dừng quá 7 ngày: Đơn có nguy cơ cao, cần liên hệ giải thích cho khách.
• Dừng quá 14 ngày: Báo động đỏ, yêu cầu nhân viên phụ trách báo cáo nguyên nhân ngay.

3
Bấm nút 💬 Ghi chú để viết chỉ đạo trực tiếp

Gõ chỉ đạo (Ví dụ: 'Em gọi khách báo hàng đang thông quan chậm 2 ngày, tặng mã voucher 100k cho đơn sau nhé'). Nhân viên sẽ nhận được thông báo ngay trên Telegram.

QUẢN LÝ · THEO DÕI ĐỘI NGŨ

11. Theo dõi nộp Báo cáo ca & Viết chỉ đạo hai chiều (/worklist)

Khi đăng nhập với quyền Manager trở lên, trang /worklist trở thành bảng điều hành đội ngũ:

Kiểm tra báo cáo ngày của nhân viên Cuối ngày làm việc

1. Kiểm tra tiến độ nộp (Submission Tracker): Nhìn bảng tổng hợp để biết ai đã nộp báo cáo (🟢), nộp lúc mấy giờ, ai chưa nộp.

2. Xem chi tiết báo cáo từng người: Bấm vào dòng báo cáo của một nhân viên để xem:

  • Doanh số thực thu trong ngày của bạn đó.
  • Cảm xúc làm việc (Mood) và ghi chú khó khăn.
  • Danh sách các đơn hàng vướng mắc bạn đó đã gắn tag.

3. Viết bình luận chỉ đạo: Gõ phản hồi ngay dưới báo cáo. Lời nhắn của bạn sẽ được lưu vết vĩnh viễn và gửi thông báo cho nhân viên.

QUẢN LÝ · HỖ TRỢ CẤP DƯỚI

12. Cách xem màn hình danh sách việc hộ một nhân viên cụ thể

Khi nhân viên báo gặp khó khăn hoặc bạn muốn biết cụ thể hôm nay một nhân viên đang nhìn thấy những việc gì trên màn hình của họ:

Cách chuyển góc nhìn sang nhân viên Tính năng View As

1. Mở trang Việc cần làm (/worklist).

2. Tại thanh lọc trên cùng, tìm ô "Xem theo nhân viên".

3. Chọn tên tài khoản Caresoft của nhân viên bạn muốn kiểm tra.

4. Kết quả: Màn hình lập tức hiển thị chính xác 100% giao diện danh sách việc mà nhân viên đó đang nhìn thấy hôm nay (bao gồm các ticket đang treo và danh sách khách cần gọi).

ℹ️
Chốt an toàn: Quản lý chỉ có quyền xem hộ để hướng dẫn, không có nút bấm ghi nhận kết quả thay cho nhân viên. Kết quả phải do chính người trực tiếp gọi điện bấm.
QUẢN LÝ · CHIẾN LƯỢC KHÁCH HÀNG

13. Phân tích Sức khỏe & Vòng đời Mua sắm Khách hàng (/customers/analytics)

Trang Phân tích mua sắm (/customers/analytics) là công cụ chiến lược giúp Quản lý và Marketing phát hiện sớm khách hàng sắp rời bỏ và bảo vệ nhóm 20% khách đóng góp 80% doanh thu:

Các tiêu chí phân loại sức khỏe mua sắm (Purchase Health) Phân tích chuyên sâu
1
Nhóm Đang mua đều (Active):

Khách hàng có đơn phát sinh đều đặn theo đúng chu kỳ mua hàng trung bình. Cần duy trì dịch vụ chăm sóc tiêu chuẩn.

2
Nhóm Bắt đầu hạ nhiệt (Cooling):

Thời gian kể từ đơn hàng thanh toán gần nhất đã vượt qua chu kỳ trung bình nhưng chưa quá 1.5 lần. Hành động: Phân công Sales gọi điện thăm hỏi, gửi mã ưu đãi giảm giá ngay trước khi khách quên thương hiệu.

3
Nhóm Ngủ đông (Dormant) & Đã mất (Lost):

Khách hàng đã quá 2-3 chu kỳ không mua lại. Cần chiến dịch Marketing Re-engagement (Email/SMS Automation) để kích hoạt lại.

4
Lọc nhóm Top 20% Doanh thu (Pareto):

Tích chọn ô lọc "Chỉ hiện Top 20%" để tập trung nguồn lực chăm sóc đặc biệt (Personalized VIP Care) cho những khách hàng đem lại giá trị tài chính cao nhất.

QUẢN LÝ · BÁO CÁO ĐIỀU HÀNH

14. Báo cáo Doanh số, Tỷ lệ chốt & Kênh Marketing (/business)

Trang Kinh doanh (/business) trả lời các câu hỏi chiến lược về doanh số và hiệu quả bán hàng:

Các bảng phân tích cần dùng Khai thác số liệu
1
Chọn khoảng thời gian cần xem (Preset)

Bấm chọn nhanh các mốc: "Hôm nay", "7 ngày qua", "30 ngày qua", "Tháng này" hoặc tự chọn ngày ở ô lịch.

2
Tab "Tổng quan": Xem Tiền thực thu & So sánh kỳ trước

Xem số tiền thực tế khách đã trả trong kỳ, kèm tỷ lệ tăng/giảm phần trăm so với cùng kỳ trước đó.

3
Tab "Bán hàng": Xem Phễu chuyển đổi (Funnel) & Tỷ lệ chốt báo giá

Xem trong kỳ lập được bao nhiêu báo giá, bao nhiêu báo giá đã đặt cọc, và tỷ lệ chốt đơn đạt bao nhiêu %.

4
Biểu đồ MKT ROI Bar: Doanh thu theo nguồn Marketing

Biết chính xác nguồn khách hàng đến từ Facebook Ads, Google Ads hay Khách quen trực tiếp mang lại doanh thu cao nhất.

QUẢN LÝ · XUẤT BÁO CÁO

15. Cách xuất file Excel (.xls/.csv) và in PDF gửi Ban Giám đốc (/reports)

Khi cần số liệu chi tiết để họp giao ban tuần, tháng hoặc đối soát doanh số với kế toán:

Thao tác xuất báo cáo trên trang /reports Xuất dữ liệu

1. Vào menu "Phân tích & báo cáo" (/reports) hoặc "Kinh doanh" (/business).

2. Chọn khoảng ngày bạn muốn lấy số liệu (Từ ngày ... Đến ngày ...).

3. Sử dụng các nút hành động ở góc phải trên cùng:

📥 Xuất file Excel (.xls) 📄 Xuất dữ liệu (.csv) 🖨️ Bản in PDF sạch đẹp

4. Lưu file:

  • File Excel sẽ tự động tải về máy với đầy đủ các cột chi tiết mã đơn, số tiền, nhân viên phụ trách.
  • Bấm "Bản in PDF" sẽ mở ra giao diện in chuẩn (đã tự động giấu thanh menu và các nút bấm), bạn chỉ cần chọn Save as PDF trên trình duyệt là có ngay bản báo cáo đẹp mắt để gửi sếp.
QUẢN LÝ · CẢNH BÁO TỰ ĐỘNG

16. Cấu hình Bot Thông báo Telegram & Cảnh báo Đơn hàng (/notifications)

Trang Thông báo Telegram (/notifications) kết nối InsightFlow với ứng dụng Telegram của phòng ban để nhận cảnh báo ngay khi nhân viên nộp báo cáo ca hoặc khi sếp viết chỉ đạo:

Quy trình kết nối Telegram Bot Thiết lập tự động
1
Bật công tắc "Kích hoạt gửi thông báo qua Telegram"

Chọn trạng thái BẬT (ON) tại mục Cài đặt kết nối Bot.

2
Nhập Telegram Bot Token & ID nhóm nhận tin

Điền mã Token nhận từ @BotFather và Group Chat ID của nhóm Telegram chung phòng ban (thường bắt đầu bằng dấu trừ, ví dụ -1002233445566).

3
Bấm nút Bắn tin thử nghiệm (Test Message)

Hệ thống lập tức gửi một tin nhắn chào mừng vào nhóm Telegram. Nếu nhóm nhận được tin, kết nối đã thành công 100%.

4
Liên kết Chat ID cá nhân cho từng nhân viên

Tại bảng bên dưới, nhập mã Telegram Chat ID riêng của từng bạn sales để khi sếp viết chỉ đạo trên đơn hàng của ai, bạn đó sẽ nhận được tin nhắn riêng 1-1 từ Bot.

5
Cấu hình Tự động Bắn Cảnh báo Đơn hàng Trễ / Kẹt bước (Stuck Alert)

Bật công tắc "Cảnh báo Đơn hàng trễ", chọn số ngày đứng yên cảnh báo (Ví dụ: quá 7 ngày chưa mua hàng/kẹt cọc) và khung giờ quét tự động mỗi sáng (VD: 09:00). Ngoài ra, Quản lý có thể bấm nút "⚡ Quét & Bắn cảnh báo ngay" để kích hoạt gửi ngay danh sách đơn kẹt vào nhóm Telegram bất kỳ lúc nào.

Toàn bộ Tính năng Trợ lý Telegram Bot Thực chiến Trợ lý 2 chiều

Bot Telegram của InsightFlow không chỉ là công cụ gửi tin 1 chiều, mà là Trợ lý Điều hành & Tác nghiệp 2 chiều đắc lực cho cả Quản lý và Nhân viên Sales/CSKH:

Nhóm tính năng Cách sử dụng / Câu lệnh Mô tả hoạt động & Lợi ích nghiệp vụ
📅 Xem lịch ca làm việc hôm nay /calam hoặc /calam YYYY-MM-DD, /shift Bot tổng hợp và báo cáo danh sách ca trực hôm nay của phòng ban (Ca Sáng, Ca Chiều, Ca Tối, Ca Hành chính...), số lượng nhân sự trực từng ca kèm ghi chú phân công. Dữ liệu được quản lý và xếp ca trực quan tại phân hệ /shifts trên web.
🔍 Tra cứu đơn hàng tức thì Nhắn thẳng Mã đơn (VD: PO-12345, GN-9988) hoặc /don <mã> Trả về trạng thái đơn, số ngày kẹt bước, tiền cọc, COD, nhân sự phụ trách và nút xem trực tiếp trên InsightFlow. Đặc biệt có sẵn Mẫu tin nhắn 1-Click Copy chuẩn nghiệp vụ theo từng trạng thái đơn (Chờ thanh toán, Đang xử lý, Đang vận chuyển, Đã giao) để gửi ngay cho khách.
👤 Chân dung khách 360° Nhắn thẳng Số điện thoại (VD: 0901234567) hoặc /khach <sđt> Hiện phân hạng (Kim Cương / Vàng / Bạc...), tổng doanh số trọn đời (LTV), số đơn đã mua, số ngày chưa phát sinh đơn mới và lịch sử các đơn hàng gần nhất.
🧮 Máy tính Mua hộ & Thể tích đa tuyến /tinhgia 150 usd 1.2kg 40x30x20cm hoặc /calc ... Tự động tính trọng lượng thể tích $(D imes R imes C) / 5000$, lấy $max( ext{thực tế}, ext{thể tích})$, áp dụng tỷ giá ngoại tệ và giá cước 6 tuyến quốc tế (Mỹ, Nhật, EU, Anh, Úc, TQ) từ cấu hình UI. Sinh dự toán tiền hàng, phí mua hộ, cọc tối thiểu và đoạn chat báo giá 1-Click Copy.
🚨 Radar Kích hoạt khách Churn /churn hoặc /churn 45 Quét nhanh danh sách khách hàng VIP / Thân thiết đã quá $N$ ngày chưa quay lại đặt đơn (mặc định 60 ngày), hiển thị kèm doanh số lịch sử và SĐT để đội ngũ Sales ưu tiên gọi chăm sóc tái kích hoạt.
📝 Ghi chú nhanh cho đơn hàng /note <mã đơn> <nội dung>
(VD: /note PO-123 Khách hẹn thứ 6 cọc)		 Lưu trực tiếp ghi chú vào timeline đơn hàng trên InsightFlow ngay từ Telegram mà không cần mở máy tính hay đăng nhập web.
📈 Dashboard KPI & Doanh số /kpi hoặc /kpi homnay, /kpi thang Xem tổng quan doanh thu cọc thực tế, số đơn phát sinh, tỷ lệ đơn kẹt bước và tiến độ hoàn thành chỉ tiêu doanh số của cả phòng ban.
💱 Bảng tỷ giá & Cước tuyến /tygia Xem bảng tỷ giá ngoại tệ chính thức và đơn giá cước vận chuyển theo từng quốc gia đang được áp dụng trên toàn hệ thống.
📋 Báo cáo ca tự động Nhân viên bấm nộp báo cáo ca tại /worklist Bot tự động bắn bản tóm tắt ca vào nhóm Telegram: Họ tên, ca, chỉ số tâm trạng làm việc (Mood), doanh thu phát sinh trong ca, ticket đã xử lý, danh sách đơn vướng mắc và ghi chú bàn giao ca.
💰 Ting Ting đơn cọc mới Tự động khi có thanh toán cọc thành công Bắn thông báo chúc mừng vào nhóm: Mã đơn, số tiền cọc (100% thu đủ / 70% cọc chuẩn), tên khách hàng, tổng giá trị đơn và nhân viên phụ trách. Tạo không khí thi đua sôi nổi trong đội ngũ.
⚡ Cảnh báo Đơn hàng trễ / Kẹt bước Tự động mỗi sáng hoặc bấm Quét trên UI Gửi danh sách các đơn hàng đứng yên quá số ngày cho phép (mặc định 7 ngày), phân loại theo nhân sự phụ trách để Quản lý chỉ đạo nóng.
💡
Gợi ý menu lệnh tự động: Khi người dùng gõ ký tự / trên khung chat Telegram, bot sẽ tự động hiển thị danh sách các lệnh gợi ý kèm hướng dẫn chi tiết mà không cần phải ghi nhớ câu lệnh.
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG · ADMIN

17. Quản lý Người dùng & Phân quyền Thành viên (/admin/users)

Chức năng dành riêng cho Quản trị viên (Admin / Super Admin) để quản lý danh sách tài khoản được phép truy cập vào InsightFlow:

Nghiệp vụ quản trị tài khoản tại /admin/users Quyền Admin
1
Tạo tài khoản cho nhân sự mới

Nhập Họ tên, Email, Mật khẩu ban đầu và chọn Vai trò phù hợp (Nhân viên, Quản lý, Quản trị viên). Nhân viên có thể tự đổi mật khẩu sau khi đăng nhập lần đầu.

2
Liên kết tài khoản Caresoft

Gắn username Caresoft tương ứng cho nhân viên. Thao tác này giúp hệ thống tự động gán đúng ticket và đơn hàng của nhân viên đó vào màn hình /worklist.

3
Khóa tài khoản nhân viên nghỉ việc hoặc Đặt lại mật khẩu

Khi nhân sự chuyển vị trí hoặc nghỉ việc, Admin chỉ cần bấm nút "Khóa tài khoản" — tài khoản lập tức bị vô hiệu hóa và đá khỏi hệ thống mà không làm mất dữ liệu lịch sử.